【导读】这个硕士项目6月份就开学了，我那个时候还没拿到本科毕业证，那我是不是就申不了了呀？”
“我的托福送分送了好久了，但学校系统里一直显示未收到材料，怎么办？”
“页面显示我网申已提交，但是我的信用卡并没有收到扣款提醒，我需要再重新提交一次或者再支付一次申请费吗？”
……
申请路上，同学们总会遇上大大小小的问题，虽说可以从顾问老师、学长学姐那儿获得一些资讯，但是学校招生政策、申请平台系统等瞬息万变，不如直接问学校小秘来得更加直接有效。今天，我们就来说说如何和学校小秘沟通。
“小秘”是谁？
小秘，顾名思义，有点儿“秘书”的意思，我们常常提到的学校“小秘”，算得上是学校某个院系/部门的秘书，在招生过程中，他们虽然无法决定是否录取，但可以帮忙处理申请材料，解答学生申请疑问，发送学生面试邀请等。
那么，如何联系上小秘呢？
通常情况下，请点击进入目标院系/专业的网站页面，找到关键词Contact Us，便可以找到招生办的邮箱，复制邮箱地址，就可以去自己的邮箱编辑邮件了。
图源：杜克大学官网
也有院系/专业会在页面上放上“Contact Us Form”/“Request Information”，如哥伦比亚大学商学院，同学们可直接在页面上找到“Contact Us Form”，填写自己的问题，并留下自己的联系方式，静候小秘往你的邮箱发邮件即可。
图源：哥伦比亚大学官网
部分学校还会列上专门的招生办负责人及他们的联系方式，同学们也可以试着联系。总之，院系/专业页面上一定列着答疑邮箱，只要耐心一些，总会找到的。
哪些问题可以问“小秘”？
那么，哪些问题可以找小秘呢？不少问题可以在专业页面F&Q中找到相关信息，其他常见的联系小秘解决问题的有以下几种情况：
☆ 定校定专业阶段
在定校定专业时，同学们需要仔细浏览学校的招生要求，看自己是否匹配，有时候会遇上个别学校无法判断的情况，如“我的本科是2+2的，2年在国内，2年在美国，这种情况能不能免考TOEFL？”有的学校在“免TOEFL条件”里明确写了可以，有的明确写了不可以，但有些学校则写得有些“模棱两可”，让人不好判断，这个时候就可以联系小秘了。
☆ 提交网申，未收到录取前
技术类问题：有个别同学在提交网申前后，会遇上“材料无法上传”，“发现推荐人邮箱写错但无法更改”，“收到信用卡扣款，但是页面显示申请费未提交”等“技术类问题”，可以联系小秘解决难题。
材料类问题：大多数学校的申请系统里可以自行查询“申请材料是否齐全”，最常见的是“GT送分”材料，学校一般会在收到送分后会更新系统中的材料状态，但申请季招生办的工作量大，材料状态的更新可能有所延迟，如果送分后，学校迟迟不更新材料状态，可以主动发邮件给小秘询问是否已经收到送分。
若还未收到录取或者waitlist转正，而自己有在实习、科研、论文等方面有了实质性的进展，也可以把自己的近况更新给小秘，或许可以增大自己获录取的几率。
☆ 收到录取，回复确认前
伴随offer一起来的通常还有一个Deadline"在*月*日之前回复确认入读，并缴纳**留位费”，这让不少同学陷入纠结，其他学校的结果还没有出，去还是不去，that's a question! 这时候也可以联系小秘，询问是否可以将回复确认的Deadline往后延一个礼拜等，这也是一种策略，能为自己争取一些时间。
通常来说，邮件小秘之后1-2个工作日便可收到回复，如果3-4个工作日还未收到回复，可以考虑重新发送邮件，若事情紧急，也可打电话联系。
和“小秘”好好说话
接下来要编辑邮件了，那就要说到一些沟通技巧了，什么话该说，什么话不该说，同学们也得斟酌之后再码字。
☆ 礼貌是最最最基本的
英文邮件的格式就不在这里赘述了。称呼方面，在不确认招生官是男是女，是否是professor时，最安全的写法就是Dear Admission Officer，不少人习惯用Hi开头觉得更亲切一些，但与小秘沟通还是要“以示尊重”。语气上也要客气委婉一些，不要向对方施压，比如让小秘帮忙查询一下自己的TOEFL送分到了没有？可以说Could you possibly help me check if you have received my TOEFL score?
另外，不少同学习惯性把口语话的表达放在书面，把Thanks缩写成Thx等，在和小秘沟通的邮件里还是要注意，不要显得太过随意，还是正式些为好。
当小秘解答疑问之后，也要保持礼貌，简短回复一句"Thanks for the reply","Well received with thanks"等等。
☆ 自我介绍和邮件意图要简洁明了
高峰时，小秘每天要处理上千封邮件，换位思考一下，一打开邮件是密密麻麻的字，也无法快速理解发件人来意的，眉头恐怕就要皱起来了吧。
所以正文第一句，先告诉小秘我是谁，最常见的表述就是My name is ***and I am applying for ***program，如果有申请ID，也请一并附上，这是为了让小秘最快速地知道你是谁并且定位到你的申请材料。接着开门见山，有事说事，切忌长篇大论。
☆ “傻白甜”的问题不要问
奉劝同学们一句，联系小秘前务必仔细浏览一下学校官网，或许一些问题的答案就明明白白地挂在网页上等你发现，也可咨询顾问老师、学长学姐，还是找不到答案时再给小秘写邮件。
另外，“什么时候会出结果”，“我录取几率大不大”之类“傻白甜”的问题，即使问了也不会得到肯定答案，不如做好自己该做的！
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